Во время составления налоговой отчетности ошибочные данные вносят даже квалифицированные специалисты с многолетним стажем. Чтобы уберечь предприятие от штрафных санкций и не прибегать к написанию пояснительных бумаг, для выявления ошибок профессионалы советуют работать с контрольными соотношениями. Как проверить 6-НДФЛ и какие разработаны методы сверки - читайте далее.
Подобный тип бухгалтерской документации относительно юный, введен в 2016 г.
6-НДФЛ - обязательный отчетный документ. Информация, содержащаяся в нем, касается прибыли работников и начисленном подоходном налоге.
Форму следует подавать в ежеквартально. Одной из особенностей является внесение некоторых данных нарастающим итогом, что обусловлено спецификой выплаты заработной платы. Она перечисляется в месяце, следующем после месяца начисления. Ввиду того, что прибыль выплачивается в следующем месяце, возникают временные промежутки между днем удержания налога и днем выплаты заработной платы. Если первые дни месяца - нерабочие, возникающие прорехи между этими датами очень значительны. Следующее отличие заключается в присутствии информации, содержащейся в других отчетных документах, что позволяет сравнивать и сверять данные.
Контрольные соотношения
Каждый вид отчетности допускает применение контрольных соотношений. Под этим термином подразумевается соответствие числовых данных определенной строки итоговому значению других строк. В ряде случаев сверка проходит по принципу «больше-меньше»: важно, чтобы цифры, внесенные в одной графе, были больше либо меньше данных, обозначенных в других разделах.
Контрольные соотношения, применяемые к 6-НДФЛ, предполагают сверку между формами 2-НДФЛ и РСВ. Помимо этого, представители налоговой инспекции осуществляют проверку на основании сопоставления данных внутри формы.
В июне 2017 г. ФНС освежила формулы, применяемые для сверок. Большинство проверочных точек совпадают с предыдущими версиями. Согласно правилам новой редакции инспектор возьмет в работу отчет даже без нужной корреляции между строками. Причиной для отказа в принятии формы 6-НДФЛ может стать:
- расхождение сумм взносов в 1 разделе;
- несоответствие сумм взносов по 3 разделу.
Чтобы не тратить время на составление корректирующей отчетности, необходимо в первую очередь уделить внимание этим разделам, и проверить отчет по установленным формулам.
Применение контрольных соотношений внутри отчета
Бухгалтерские программы преимущественно сверяют данные внутри формы, не используя дополнительные источники.
Таблица 1. Сверка
По предыдущим проверочным соотношениям сверка прибыли по НДФЛ проходила с учетом данных строки 030. Этот метод не был эффективен. Ввиду того, что в эту графу вносятся сведения о детских пособиях, которые не должны отображаться в графе 020, при сопоставлении неизбежно возникают расхождения. Для более корректного отображения данных инспектора проверяют налогооблагаемую базу по взносам на основании прибыли по НДФЛ с вычетом дивидендов: необходимо, чтобы прибыль либо равнялась, либо была больше облагаемой базы.
Таблица 2. Применения контрольных соотношений
При проверке строки 040 необходимо учитывать возможную погрешность, вызванную округлением данных. Пример:
- Исходные данные:
- количество сотрудников - 30 человек;
- суммарный доход за 8 месяцев - 352 455 рублей;
- размер налоговых вычетов - 32 000 рублей;
- удержанный НДФЛ - 37 070 рублей.
- НДФЛ, рассчитанный бухгалтером, составляет 41 659 рублей, в 6-НДФЛ указано 41 650 рублей: (352 455 - 32 000) х 13 %. Сумма получилась выше обозначенной в 6-НДФЛ на 9 рублей: 41 659 - 41 650. Допустимая погрешность в этом примере - 120 рублей: 30 человек× 1 рубль × 4.
- Поскольку 9 < 120, форма заполнена корректно.
Сверка данных формы 6-НДФЛ со сведениями в форме 2-НДФЛ
Ввиду того, что 2-НДФЛ оформляется на каждого сотрудника отдельно, обязательно нужно проверить равенство между показателем в строке 060 6-НДФЛ и количеством оформленных 2-НДФЛ.
Таблица 3. Контрольные соотношения между 6-НДФЛ и 2-НДФЛ
Сверка данных формы 6-НДФЛ и РСВ
Поскольку эти виды справок относятся к отчетам по сотрудникам, закономерно предположить, что многие показатели из этих отчетов должны совпадать.
ФНС предлагает одно контрольное соотношение между строками: разница между 020 и 025 6-НДФЛ не должна быть меньше 030 раздела 1.1 РСВ.
Пояснения при расхождении данных
Если в ходе проверки инспектор обнаружил ошибки, он имеет право доначислить обязательные отчисления в государственную казну, применить административные наказания в виде штрафа или пени или затребовать пояснительное письмо.
Инспектор имеет право отправить запрос на предоставление объяснений даже если не выявил грубых ошибок. Несоответствие данных при сверке контрольных соотношений может быть предметом пояснительной записки, но не считается нарушением. Подобные расхождения часто вызваны переходящими выплатами в виде начисленных, но не перечисленных гонораров по договорам подряда, например. Ответить на запрос налоговой следует на протяжении 5 рабочих дней. В случае задержки пояснения может быть начислен штраф в размере 5 000 рублей.
Освоив принцип работы с контрольными соотношениями, бухгалтер сможет перед предоставлением отчетности в ИФНС выявить просчеты и обезопасить компанию на предмет применения штрафных санкций.
Видео - Проверка соотношения показателей 6-НДФЛ и 2-НДФЛ в программе 1С
Отчет нужно представить в инспекцию расчет по форме 6-НДФЛ. Его форма и порядок заполнения утверждены приказом ФНС России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@ (далее - Порядок заполнения). Форму 6-НДФЛ нужно сдавать в инспекцию ежеквартально:
- за I квартал, 1-е полугодие и 9 месяцев - не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом;
- за год - не позднее 1 апреля следующего года.
Форму 6-НДФЛ за I квартал 2016 года необходимо представить в инспекцию не позднее 4 мая 2016 года (письмо ФНС России от 21.12.15 № БС-4-11/22387@). Вообще срок для ее сдачи - 30 апреля. Но это выходной день (суббота), а затем начинаются майские праздники. Поэтому срок сдачи расчета перенесен на ближайший следующий за ними рабочий день - на 4 мая (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Время, чтобы разобраться с новым расчетом, еще есть. Но не стоит откладывать это на последний момент. Хотя форма небольшая, при ее заполнении нужно учитывать ряд важных особенностей. Рассмотрим на примерах, как заполнить форму 6-НДФЛ за I квартал 2016 года. Правильность заполнения расчета можно проверить с помощью контрольных соотношений. Они приведены в письме ФНС России от 20.01.16 № БС-4-11/591@.
По каждому обособленному подразделению нужно сдать отдельный расчет
Форма 6-НДФЛ состоит из титульного листа, разделов 1 и 2. Ее заполняют нарастающим итогом с начала года.
Титульный лист такой же, как в большинстве деклараций. В нем нужно поставить (п. 2.2 Порядка заполнения):
- номер корректировки. В первичном расчете указывают 000, в уточненных - 001, 002 и т. д.;
- код периода, за который сдается форма. В расчете за I квартал ставят 21. Коды периодов приведены в приложении № 1 к Порядку заполнения;
- налоговый период - 2016 (подробнее читайте во врезке ниже);
- четырехзначный код налогового органа;
- код места представления расчета. Организация указывает 212.
Если у компании есть обособленные подразделения, она сдает несколько форм 6-НДФЛ. Отдельно по головной компании и каждому подразделению (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ, письма ФНС России от 30.12.15 № БС-4-11/23300@ и от 28.12.15 № БС-4-11/23129@). Это же правило действует и в том случае, когда несколько подразделений состоят на учете в одной инспекции (письмо ФНС России от 28.12.15 № БС-4-11/23129@).Отчитаться должно каждое из них. Подробнее об отчетности обособленных подразделений.
В форме 6-НДФЛ по доходам, которые выплатила головная организация, указывают ее КПП и код по ОКТМО. В расчете по обособленному подразделению - его КПП и код по ОКТМО (п. 1.10 Порядка заполнения). На титульном листе расчета подразделение указывает код места представления - 220.
Если организация выплачивает доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, нужно заполнить раздел 1 по каждой ставке
В разделе 1 формы 6-НДФЛ компания отражает суммарные показатели по всем физическим лицам, которым выплатила доходы. Этот раздел она оформляет отдельно по каждой ставке НДФЛ: 13, 15, 30 и 35% (ст. 224 НК РФ). Особенность в том, что строки 010-050 организация заполняет в каждом разделе 1, а строки 060-090 - только на первой странице этого раздела (п. 3.1 и 3.2 Порядка заполнения).
Если все выплаченные доходы облагаются НДФЛ по ставке 13%, компания оформляет один раздел 1. В нем она заполняет все строки с 010 по 090
| ПРИМЕР 1. ООО «Организация» в I квартале 2016 года начислило и выплатило доходы 15 физическим лицам:
Общая сумма стандартных вычетов по НДФЛ, которые компания предоставила работникам в этом квартале, составила 14 000 руб. В форму 6-НДФЛ за I квартал 2016 года ООО «Организация» включает два раздела 1. Один из них она заполняет по доходам, которые облагаются НДФЛ по ставке 13%. Второй - по доходам, облагаемым по ставке 30%. Образцы заполнения обоих разделов 1 приведены ниже. |
В разделе 2 организация группирует данные о доходах, если по ним одновременно совпадают три даты
Раздел 2 расчета сложнее. Он состоит из нескольких одинаковых блоков строк с 100 по 140. Чтобы заполнить раздел 2, по каждому выплаченному доходу нужно знать три даты (п. 4.1 и 4.2 Порядка заполнения):
- дату фактического получения дохода. Речь идет о дате, которая определяется по правилам статьи 223 НК РФ. А не о дате выплаты дохода физическому лицу (письма ФНС России от 24.11.15 № БС-4-11/20483@ и от 13.11.15 № БС-4-11/19829). Например, датой получения дохода в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который начислена зарплата (п. 2 ст. 223 НК РФ). Даже если она выплачивается двумя частями - аванс в середине месяца и итоговый расчет по его окончании в следующем месяце;
- дату удержания НДФЛ из этого дохода;
- последний день срока, когда налоговый агент обязан был перечислить в бюджет удержанный из этого дохода НДФЛ (п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ, письмо ФНС России от 20.01.16 № БС-4-11/546@).
Сведения о доходах, по которым одновременно совпадают все три даты, организация группирует и указывает в одном блоке строк 100-140. То есть отражает суммарные данные об этих доходах и удержанном НДФЛ. Если не совпадает хотя бы одна из указанных дат, доход отражают отдельно. По нему заполняют отдельный блок строк 100-140. Таких блоков в расчете будет столько, сколько есть вариантов дат.
Таблица. Сведения о доходах физических лиц за I квартал 2016 года
| Вид дохода | Сумма дохода, руб. | Сумма налоговых вычетов, руб. | Сумма удержанного НДФЛ, руб. | Дата выплаты дохода | Дата фактического получения дохода (по правилам ст. 223 НК РФ) | Дата удержания НДФЛ | Дата перечисления НДФЛ в бюджет | Последний день срока перечисления НДФЛ в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Зарплата за первую половину января 2016 года (аванс) | 120 000 | - | - | 15.01.2016 | 31.01.2016 | 05.02.2016 | 05.02.2016 | 08.02.2016 |
| Окончательный расчет по зарплате за январь 2016 года | 140 000 | 4200 | 33 254 | 05.02.2016 | 31.01.2016 | 05.02.2016 | 05.02.2016 | 08.02.2016 |
| Зарплата за первую половину февраля 2016 года (аванс) | 120 000 | - | - | 17.02.2016 | 29.02.2016 | 04.03.2016 | 04.03.2016 | 09.03.2016 |
| Окончательный расчет по зарплате за февраль 2016 года | 140 000 | 4200 | 33 254 | 04.03.2016 | 29.02.2016 | 04.03.2016 | 04.03.2016 | 09.03.2016 |
| Зарплата за первую половину марта 2016 года (аванс) | 130 000 | - | - | 18.03.2016 | 31.03.2016 | 05.04.2016 | 05.04.2016 | 06.04.2016 |
| Вознаграждение стороннему юрисконсульту по договору подряда | 20 000 | - | 2600 | 21.03.2016 | 21.03.2016 | 21.03.2016 | 21.03.2016 | 22.03.2016 |
| Дивиденды по итогам 2015 года | 100 000 | - | 13 000 | 24.03.2016 | 24.03.2016 | 24.03.2016 | 24.03.2016 | 25.03.2016 |
| Окончательный расчет по зарплате за март 2016 года | 150 000 | 5600 | 35 672 | 05.04.2016 | 31.03.2016 | 05.04.2016 | 05.04.2016 | 06.04.2016 |
| ИТОГО | 920 000 | 14 000 | 117 780 | Х | Х | Х | Х | Х |
Форму 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом с начала года. Но в разделе 2 этого расчета ФНС России рекомендует отражать только те доходы, которые выплачены именно в этом отчетном периоде. Операции, произведенные в предыдущих отчетных периодах, в разделе 2 повторно не указывать (письмо ФНС России от 28.12.15 № БС-4-11/23129@).
Однако глава 23 НК РФ не содержит понятия «отчетный период». Очевидно, что речь идет о кварталах. Так как форма 6-НДФЛ сдается ежеквартально (п. 2 ст. 230 НК РФ). Поэтому при заполнении расчета за 1-е полугодие 2016 года в разделе 2 нужно будет указать данные только о тех доходах, которые выплачены в течение II квартала 2016 года. Сведения о доходах за I квартал 2016 года переносить в этот раздел не нужно. Это существенно уменьшит объем сдаваемого расчета.
За не сданный вовремя расчет оштрафуют как минимум на 1000 руб., а за неточности в расчете - на 500 руб.
Если организация сдаст форму 6-НДФЛ за I квартал 2016 года позже 4 мая или не представит вовсе, налоговики ее оштрафуют. Штраф составляет 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, когда нужно было отчитаться (п. 1.2 ст. 126 НК РФ и п. 1.1 Контрольных соотношений, направленных письмом ФНС России от 20.01.16 № БС-4-11/591@).
Кроме того, инспекторы вправе заблокировать расчетный счет компании, если просрочка превысила 10 рабочих дней (п. 6 ст. 6.1 и п. 3.2 ст. 76 НК РФ). Счет разблокируют только после сдачи расчета в инспекцию.
Если налоговики найдут в форме 6-НДФЛ недостоверные сведения, организации грозит штраф 500 руб. за каждый неверный документ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Штрафа не будет, если компания сама исправит ошибку и сдаст уточненный расчет до того, как ее обнаружат инспекторы (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).
Заполнив формы отчетности по НДФЛ, бухгалтер должен проверить их и убедиться в корректности и достоверности предоставляемых данных. Мы приводим контрольные соотношения для проверки соответствия форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
П. 2 ст.230 НК РФ определяет сроки представления сведений о доходах физических лиц и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за год по каждому физическому лицу по форме 2-НДФЛ и расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ .
Срок сдачи этих отчетов совпадает: не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Если последний день сдачи отчета приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то сдать отчет можно в следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 ТК РФ). Так как 1 апреля 2017 года - суббота, то крайний срок представления отчетов по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2016 год – 03.04.2017.
Но не только срок сдачи связывает эти отчеты. В письме ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852 приведены контрольные соотношения для них. Контрольные соотношения сравнивают строки первого раздела формы 6-НДФЛ за год с суммарными значениями по всем справкам 2-НДФЛ и суммами по дивидендам, отраженными в приложениях 2 к декларации по налогу на прибыль (далее ДНП).
Декларация по налогу на прибыль вместе с приложениями формируется в программе «1С:Бухгалтерия 8» на основании данных, поступивших из программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» данные для отчетов 2-НДФЛ и 6-НДФЛ по дивидендам формируются на основании документов Дивиденды.
Соотношение 1:
Сумма начисленного дохода (строка 020 формы 6-НДФЛ) равна сумме строк Общая сумма дохода всех справок 2-НДФЛ вместе с суммами начисленных дивидендов от операций по ценным бумагам (строки 020 приложений 2 к ДНП)
Соотношение 2:
Строка В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов (Строка 025 раздела 1 формы 6-НДФЛ) равна сумме доходов по коду 1010 по всем справкам 2-НДФЛ и доходов по коду 1010 из приложений 2 к ДНП.
Соотношение 3:
Строка Сумма исчисленного налога (040 раздела 1 в 6-НДФЛ за год) равна сумме строк Сумма налога исчисленная справок 2-НДФЛ и строк общая сумма налога по приложениям 2 к ДНП (строка 030 приложений 2 к ДНП).
Соотношение 4:
Количество физических лиц, получивших доход (Строка 060 раздела 1 в 6-НДФЛ за год) совпадает с числом физлиц, по которым представляются справки 2-НДФЛ и приложения 2 к ДНП.
Соотношение 5:
(Строка 080 раздела 1 в 6-НДФЛ за год) равна сумме строк по справкам 2-НДФЛ и строк 034 приложений 2 к ДНП.
Пример
Для наглядности в примере доходы в организации получает один сотрудник и соответственно справка 2-НДФЛ формируется одна.
За 2016 год сотрудник Горбунков С.С. получил следующие доходы:
Зарплата - 540 000руб.
НДФЛ в сумме 70 200 руб. удержан и перечислен.
Подарок ценой 150 000 руб. был выдан сотруднику в декабре, после выплаты всех доходов, поэтому НДФЛ в сумме 18 980 руб. не был удержан и перечислен (вычет в размере 4000 руб. предоставлен).
Дивиденды от операций с ценными бумагами, включаемые в приложение 2 к декларации по налогу на прибыль: 50 000 руб. (НДФЛ в сумме 6 500 руб. удержан и перечислен). Дивиденды от прочих операций, не связанных с ценными бумагам: 25 000 руб. (НДФЛ в сумме 3 250 руб. удержан и перечислен). (рис.1
Рис.1 Дивиденды, не включаемые и включаемые в ДНП.
В таблице показано, как выполняются контрольные соотношения для приведенного примера между формой 6-НДФЛ (рис.2) и 2-НДФЛ (рис.3)
Рис.2 Раздел 1 формы 6-НДФЛ за 2016 год
Рис.3. Справка 2-НДФЛ единственного сотрудника, получавшего доход в 2016 году
Таблица. Исполнение контрольных соотношений для форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ
|
Соотношение 1: 765 000 = 715 000 + 50 000 |
||
|
Сумма начисленного дохода | ||
|
Общая сумма дохода | ||
|
Дивиденды | ||
|
Соотношение 2: 75 000 = 25 000 + 50 000 |
||
|
В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов | ||
|
Сумма доходов по коду 1010 по всем справкам 2-НДФЛ | ||
|
Дивиденды |
Cумма начисленных дивидендов от операций по ценным бумагам | |
|
Соотношение 3: 98 930 = 92 430 + 6 500 |
||
|
Сумма исчисленного налога | ||
|
Сумма налога исчисленная в справке 2-НДФЛ | ||
|
Дивиденды |
Сумма налога на дивиденды от операций по ценным бумагам | |
|
Соотношение 4: 1 |
||
|
Количество физических лиц, получивших доход | ||
|
Число физлиц, по которым представляются справки 2-НДФЛ | ||
|
Дивиденды |
||
|
Соотношение 5:18 980 |
||
|
Сумма налога, не удержанная налоговым агентом | ||
|
Сумма налога, не удержанная налоговым агентом | ||
|
Дивиденды |
Строка 034 ДНП | |
Обратите внимание!
Пользователям программ «1С» можно не беспокоиться о выполнении контрольных соотношений . Автоматическое формирование отчетов гарантирует обязательное автоматическое соблюдение требуемых контрольных соотношений.
Напоминаем, что необходимо следить за актуальностью версий программы и своевременно производить обновления.
При составлении налоговой накладной бухгалтер должен проверить вносимую информацию. За некорректно предоставленные данные организации в лучшем случае грозит штраф, а в худшем - выездная проверка госорганов. Хорошая новость заключается в том, что для быстрой проверки информации по контрагенту достаточно просчитать контрольное соотношение 6-НДФЛ.
Кратко об отчетности
6-НДФЛ - это ежеквартальный отчет по Он содержит сводные данные из справок 2-НДФЛ. По новым правилам предприятия начали отчитываться с 2016 года. Правительство не только ввело новый отчет, но и нашло способ простимулировать нарушителей. За несвоевременное предоставление данных организации грозит блокировка счета.
Отчетность была разработана для того, чтобы усилить контроль за правильностью и полнотой уплаты налога предприятиями. Документ содержит информацию о начислениях и выплатах по всем сотрудникам организации. Налоговыми агентами являются предприятия, которые выплачивают зарплату сотрудникам. Они же предоставляют отчетность в ФНС по месту нахождения.
Документ можно сдавать в печатном и в электронном виде. Но это право выбора имеется только у компаний с численностью сотрудников до 25 человек. Всем остальным организациям предстоит отчитываться в электронном виде. Датой сдачи отчета считается:
- день предоставления распечатанного отчета в ИФНС или день отправки письма почтой;
- день получения подтверждения об отправке электронного документа.
Особенности 6-НДФЛ
Отчет заполняется каждый квартал. Часть информации заносится нарастающим способом. Филиалы компании формируют отчет обособленно, но контрольное соотношение 6-НДФЛ сверяется по всем сотрудникам организации.
Именно в этом отчете чаще всего встречаются переходящие остатки зарплаты. Возникает разница между датами выплаты дохода и Особенно если первые числа нового месяца припадают на выходные дни.
Отчет 6-НДФЛ отличается от других также тем, что вносимая в него информация впоследствии может быть сравнена с другой отчётностью. Указанную в первых трех пунктах документа информацию налоговая проверяет во время выездной проверки. Это не означает, что за правильностью заполнения данных можно не следить. Наоборот, сначала следует разработать и создать систему контроля для автоматического заполнения документов. За недоначисление сумм налога организации грозят штрафы и пени. Поэтому так важно находить контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ. Рассмотрим детальнее, как это сделать.
Как проверить контрольные соотношения 6-НДФЛ?
В первую очередь проверяется дата сдачи отчетности. Если организация задержала срок подачи декларации хотя бы на один день, то ФНС начислит штраф и выпишет акт о нарушениях. Контрольные соотношения начинаются с проверки вычетов. Сумма, представленная в стр. 020 должна быть больше, чем в стр. 030. Разница между этими соотношениями отражается по стр. 010. Максимально допустимое отклонение на одно физлицо составляет 1 руб. Далее необходимо проверка контрольных соотношений 6-НДФЛ по строкам 040 и 050. Сумма начисленного налога на доходы должна быть больше аванса. На последнем этапе проверяются объемы платежей и даты их перечисления в бюджет.
Контрольные соотношения 6-НДФЛ и 2-НДФЛ представлены в таблице далее.
Стр. 6-НДФЛ | Сумма строк … из справок 2-НДФЛ и ДПН |
|
020 «Доход» | «Общий доход» |
|
025 «Дивиденды» | «Дивиденды» |
|
040 «Исчисленный налог» | «Сумма налога начисленная» |
|
080 «Не удержанная сумма налога» | «Не начисленная НДФЛ» |
|
060 «Количество сотрудников» | Количество сданных справок 2-НДФЛ |
Налоговая проверяет со справками 2-НДФЛ, декларацией по прибыли. Для логической проверки рассчитываются контрольные соотношения 6-НДФЛ и страховых взносов, прочих соотношений. Все они используются для быстрой проверки отчетов.
В случае выявления ошибок в документе налоговая осуществляет такие действия:
- Отправляет запрос физическому лицу с требованием предоставить документ, объясняющие противоречия в отчете.
- Если предыдущее требование выполнено не было, то составляется акт о нарушении.
Так что на практике все контрольные соотношения 6-НДФЛ дают возможность проверить отчет, снизить риск повышения интереса налоговиков к компании.
Контрольное соотношение 6-НДФЛ и бухгалтерской отчетности
В ст. 230 НК указаны сроки предоставления отчетности о доходах физлиц. Отчеты 2- и 6-НДФЛ следует сдавать до 31 марта включительно следующего после отчетного года. Эти два документа связывают не только сроки сдачи, но и контрольные соотношения 6-НДФЛ. Последние используются для проверки предоставляемой информации.
Контрольное соотношение 6-НДФЛ с бухгалтерской отчетностью
В ст. 230 НК указаны сроки предоставления отчетности о доходах физлиц. Отчеты 2- и 6-НДФЛ следует предоставлять до 31 марта включительно следующего после отчетного года. Эти два отчета связывают не только сроки сдачи, но и контрольные соотношения 6-НДФЛ. Последние используются для проверки предоставляемой информации.
Исходные документы | Контрольные соотношения 6-НДФЛ (строки) | В случае невыполнения соотношений |
|
Статьи НК РФ, регулирующие выполнение коэффициентов | Если соотношение нарушено, то |
||
001 <, = дата представления отчета | имеет место своевременное непредставление Расчета |
||
ст. 126, ст. 210, ст. 23 НК | сумма вычетов завышена |
||
(020 - 030) / 100 * 010 = 040 | сумма налога не корректно рассчитана |
||
ст. 126, ст. 227, ст. 23 НК | сумма аванса по налогу завышена |
||
Контрольные соотношения 6-НДФЛ и РСВ | 070 - 090 <, = данные КРСБ | ст. 226, ст. 23 НК | сумма сбора в бюджет не перечислена |
120 >, = дате перечисления по КРСБ НА | нарушены сроки оплаты налога |
||
6НДФЛ, ИР Патент | 050 > 0 при наличии Уведомления | ст. 126, ст. 226, 227 НК | сумма аванса по налогу уменьшена |
6-НДФЛ в 1С
Декларации по налогам в программе формируются по данным справок о доходах каждого сотрудника и сводного отчета. При этом выполняются контрольные соотношения 6-НДФЛ и страховых взносов, представленные в предыдущей таблице. Рассмотрим на примере процесс заполнения декларации в программе.
За 2016 год работнику были начислены такие доходы:
- Зарплата - 540 тыс. руб.
- НДФЛ - 70,2 тыс. руб. (перечислен в бюджет).
На подарок стоимостью 150 тыс. руб., который сотрудник получил в конце декабря, НДФЛ в сумме 18,98 тыс. руб. начислен не был.
Дивиденды: 50 000 (НДФЛ 6,5 тыс. руб. перечислен) + 25 000 (НДФЛ 3,25 тыс. руб. перечислен).
Особенности заполнения отчета
В 6-НДФЛ отражаются сведения о начисленной и удержанной сумме налога. Удержания должны заполняться нарастающим итогом, как и все значения из Раздела 1 отчета. То есть в расчете за 9 месяцев указывается сумма налога с января по сентябрь. Если налог начисляется по дифференцированным ставкам, то для каждой заполняются на отдельных листах строки 010-050, а по стр. 060-090 указывается общая на первой странице отчета сумма. В отличие от поступлений и вычетов, сумма удержаний указывается без копеек. В отчете просто нет нужного количества ячеек.
При заполнении отчета агенты часто совершают серьезную ошибку - указывают одинаковые суммы начисленного (стр. 040) и удержанного (стр. 070) налога. Данная ситуация возможна, если обе операции выполнены в одном отчетном периоде. Разница возникает, когда зарплата за текущий квартал выдается сотрудникам в следующем квартале. По стр. 040 будет указана сумма начисленной зарплаты с учетом налога, а по стр. 070 - будет указан «0», так как удерживать НДФЛ нужно при выплате дохода.
Пример 1
С начислений зарплаты за сентябрь налог удерживается 30.09. Сотрудники получают доход 10.10. Как в таком случае оформить отчет за 9 месяцев?
Стр. 020 - начисленная зарплата за сентябрь.
Стр. 040 - начисленный НДФЛ.
В стр. 070 сумма из стр. 040 не попадает, так как доход еще не выплачен. По этой же причине не заполняется Раздел 2.
При заполнении годового расчета сумму сентябрьских удержаний следует отразить как по стр. 070, так и в Разделе 2:
- Стр. 100 - дата выдачи зарплаты - 30.09.
- Стр. 110 - удержания - 10.10.
- Стр. 120 - последний день для перечисления НДФЛ - 06.10.
- Стр. 130 - сумма зарплаты, начисленной за сентябрь.
- Стр. 140 - удержанный налог на доходы.
Еще один важный нюанс. Переходящую сумму налога нельзя отражать по строке 080. Сюда заносится сумма сбора, которую агент не смог удержать. Такая ситуация возникает, если доход выдан в натуральной форме. Как здесь применяется контрольные соотношения 6-НДФЛ? Строка 070 и строка 090 суммарно не должны превышать объем перечислений в бюджет за год. В случае нарушения данного коэффициента налоговики сделают вывод, что не вся сумма сбора была перечислена в бюджет.
Как отразить больничный в 6-НДФЛ
В отчете 6-НДФЛ отражается информация обо всех доходах, выплачиваемых сотруднику. В том числе о больничных. Как следует отражать информацию о пособиях по временной нетрудоспособности?
В отчет следует включать только те суммы, которые облагаются налогом. Иначе будет нарушено соотношение по стр. 040. То есть в отчет не попадает лишь пособие по беременности.
Пособие по болезни - это социальная гарантия, выплата которой не связана с исполнением трудовых обязанностей. Она начисляется в течение 10 суток после получения справки и должна быть выплачена в ближайший день погашения задолженности по зарплате.
В день перечисления средств сотруднику следует начислить и удержать налог. По таким выплатам в НК установлены особые сроки. Перечислить средства в бюджет работодатель должен максимум в последний день месяца выплаты пособия. Если он приходится на выходной день, то срок переносится на следующие рабочие сутки.
Как отразить сумму по больничному листу в 6-НДФЛ:
- В "Разделе 1" сумму начислений и удержаний следует отразить по советующим строкам отчета.
- В "Разделе 2" сумма оплаты и налога отражается отдельно от других перечислений.
Рассмотрим на конкретных примерах варианты заполнения декларации.
Пример 2
ООО за 9 месяцев выплатило 1 млн руб. зарплаты, с которой был удержан налог в сумме 130 тыс. руб. В третьем квартале сотрудники получили доход за период с июня по август, по 100 тыс. руб. ежемесячно. Один сотрудник также дополнительно получил пособие по нетрудоспособности на сумму 10 тыс. руб., с которого был удержан сбор в сумме 1,3 тыс. руб. Лист был передан в бухгалтерию 2 сентября, а выплата прошла Заполняем декларацию:
Стр. 020 - сумма дохода - 1 + 0,01 = 1,01 млн руб.
Стр. 040 - НДФЛ начисленный - 0,13 + 0,0013 = 0,1313 млн руб.
Стр. 070 - НДФЛ удержанный - 0,1313 млн руб.
Поскольку сроки уплата налога с зарплаты и с больничных листов разные, то Раздел 2 отчета следует отражать отдельным блоком:
Стр. 100 - дата перечисления больничного 05.09.
Стр. 110 - дата осуществления удержаний НДФЛ 05.09.
Стр. 120 - предельный срок уплаты сбора 30.09.
Стр. 130 - сумма пособия 10 тыс. руб.
Стр. 140 - НДФЛ с больничного 1,3 тыс. руб.
Пример 3
Дополним условия предыдущего примера. Кроме зарплаты и больничного, сотрудник получил также отпускные в объеме 15 тыс. руб., с которых удержан сбор в размере 1,95 тыс. руб.
Раздел 1 заполняется также суммированием всех сумм:
Стр. 020 - 1000 + 10 + 15 = 1025 тыс. руб.
Стр. 040 - 130 + 1,3 + 1,95 = 133,25 тыс. руб.
Стр. 070 - 130 + 1,3 + 1,95 = 133,25 тыс. руб.
Срок оплаты налога с отпускных и листов нетрудоспособности - последнее число месяца. Однако момент получения дохода разный. Поэтому Раздел 2 заполняется двумя блоками. Первый был представлен ранее. Теперь внесем в отчет информацию по отпускным:
Стр. 130 - сумма начислений 15 тыс. руб.
Стр. 140 - НДФЛ 1,95 тыс. руб.
Пример 4
Теперь рассмотрим ситуацию, когда сотрудник сдал лист нетрудоспособности 29 сентября, а выплата была проведена 5 октября. Как заполнять декларацию? В Разделе 1 отчета за третий квартал изменений никаких не будет. В Разделе 2 будет указан дата начислений (05.10) и срок выплаты НДФЛ (30.10).
Как учитывать доплаты?
Организация может предоставлять сотрудникам единовременную доплату к отпуску. Эти начисления следует отразить в отчете. Дата перечисления средств - это дата выплаты дохода (стр. 100). Удержания осуществляются в момент выплаты дохода, а перечисления - максимум на следующий день.
Пример. Организация доплатила 22 тыс. руб. сотруднику 23.08. В этот же день был удержан налог в сумме 2,8 тыс. руб. Отразим это в отчете:
- Стр. 100 - 23 августа.
- Стр. 110 - 23 августа.
- Стр. 120 - 23 августа.
- Стр. 130 - 22 тыс. руб.
- Стр. 140 - 2,8 тыс. руб.
Как заполнить нулевую декларацию
Если у организации или ИП нет сотрудников, то предприятие не отчитывается. Так же обстоят дела, если организация отправила сотрудников в отпуск или остановила деятельность. Другое дело, если имеются пробелы в начислении дохода. Например, предприятие в первом полугодии доход не начисляло, а во втором - начисляло. В этом случае отчетность за 3 и 6 месяцев подавать не нужно, а вот за 9 и 12 месяцев - обязательно. Во избежание проблем с контролирующими органами даже в такой ситуации некоторые предприятия предпочитают составлять письма и предоставлять нулевую отчетность за первое полугодие.
Сроки предоставления отчетности стандартные - последнее число месяца, следующего за отчетным. В 2017 году это:
- 2 мая - для сдачи отчета за первый квартал;
- 31 июня - для сдачи отчета за полугодие;
- 30 октября - для сдачи отчета за третий квартал.
Как заполнить отчет? Во всех графах указать «0» или поставить прочерки.
Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ позволяют не только установить корректность ее заполнения, но и осуществить увязку с данными иной отчетности. Рассмотрим, на что надо обратить внимание при их применении.
Правильность цифр и дат, попадающих в 6-НДФЛ, по первым 3 пунктам ИФНС проверит только при выездной проверке. Однако составителю отчета необходимо создать систему внутреннего контроля, позволяющую систематически отслеживать правильность вносимых в отчетность цифр и своевременно исправлять неверно отраженные в 6-НДФЛ данные. Несоблюдение этого приведет не только к доначислению налога к уплате и наказанию в виде пеней и штрафа, но и к санкциям за подачу недостоверных сведений (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).
Подробнее о штрафах, имеющих отношение к этому отчету, читайте в статье «Размер штрафа за несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ» .
Представляемые в налоговые органы текущие отчеты обязательно будут проверены ИФНС логически, а данные годового отчета будут дополнительно сверены со сведениями, поданными в справках 2-НДФЛ и в декларации по прибыли.
В отношении правил логической проверки текущих отчетов 6-НДФЛ и сопоставления отчетности с данными иных источников ФНС разработала документ, содержащий необходимые для контроля соотношения, которыми будут руководствоваться налоговые органы, проверяя 6-НДФЛ (письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@). Все содержащиеся в нем контрольные соотношения (далее — КС) разбиты на 4 группы, пронумерованы, снабжены комментариями о возможных нарушениях, с ними связанных, и указаниями на действия проверяющих по возможному или выявленному нарушению. К числу этих действий относятся:
- запрос пояснений по выявленному противоречию;
- составление акта о нарушении, если пояснения не удовлетворят проверяющих.
Для составителей формы 6-НДФЛ эти соотношения представляют несомненный интерес, т. к. позволяют самостоятельно проверить логичность данных подаваемой в ИФНС отчетности и увязать указанную в ней информацию со сведениями, имеющимися в других отчетах и документах.
О контрольных соотношениях по другим налоговым отчетам узнайте из материалов нашего сайта:
- «Как проверить декларацию по НДС (контрольные соотношения)?» ;
- «Как не запутаться в контрольных соотношениях к расчету по страховым взносам» .
Контрольные соотношения 6-НДФЛ при логической проверке
Соотношения, используемые для логической проверки, составляют 1 группу. В их число входят КС:
- 1.1 — проверка даты представления отчета на соответствие установленному сроку. Выявленная задержка сразу вызывает составление акта о нарушении.
О сроках, которых следует придерживаться при сдаче отчета, читайте в материале «Сроки сдачи отчета 6-НДФЛ» .
- 1.2 — сумма начисленного дохода (стр. 020) не может быть меньше суммы вычетов (стр. 030). Это свидетельствует о необоснованном завышении вычетов.
- 1.3 — сумма рассчитанного по соответствующей ставке (стр. 010) налога (стр. 040) арифметически должна соответствовать базе его расчета (разнице строк 020 и 030). Допустимыми являются отклонения от нее, не превышающие 1 руб. на каждого человека при каждой выплате облагаемого дохода.
- 1.4 — величина начисленного налога (стр. 040) не может быть меньше суммы фиксированного аванса по нему (стр. 050). Если это имеет место, то существует ошибка в расчете величины фиксированного аванса.
Кроме того, будут сверены имеющиеся в ИФНС данные по уплате налога, и здесь внимание привлекут следующие КС, образующие 2 группу:
- 2.1 —объем поступивших в бюджет платежей по налогу не может быть меньше разницы между суммой фактически удержанного НДФЛ (стр. 070) и величиной налога, возвращенного налогоплательщику (стр. 090). Если это присутствует, то говорит о неполном перечислении платежей в бюджет.
- 2.2 — соответствие дат фактических платежей датам, указанным как срок для перечисления налога (стр. 120). Платежи, осуществленные позднее, будут свидетельствовать о нарушении срока оплаты.
Всегда ли просрочка уплаты НДФЛ грозит штрафом, узнайте из этой публикации .
Рассмотрим контрольные соотношения 6-НДФЛ и 2-НДФЛ и прибыльной декларации.
Сверка данных 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и декларации по прибыли
3 группа КС применяется только для проверки годового отчета 6-НДФЛ, данные которого сопоставляются со сравнимыми сведениями, внесенными в отчетность:
- 2-НДФЛ, сдаваемую только по году (п. 2 ст. 230 НК РФ) и имеющую признак 1 (т. е. по тем доходам, в отношении которых налоговый агент исполняет все необходимые функции: начисления, удержания и перечисления в бюджет налога).
О правилах оформления этой справки подробнее читайте в статье «Как правильно сделать справку 2-НДФЛ» .
- По налогу на прибыль, включающую данные о выплате доходов всем физлицам (приложение 2 к декларации по прибыли) также только в отчете за год (п. 1.8 порядка заполнения декларации, утвержденного приказом ФНС России от 26.11.2014 № ММВ-7-3/600@). Это приложение заполняется при наличии в году физлиц, которым выплачиваются доходы, возникшие по операциям с ценными бумагами, с финансовыми инструментами срочных сделок или в виде выплат по ценным бумагам российских эмитентов.
Эту группу КС составляют такие соотношения:
- 3.1 — общая величина начисленного дохода (стр. 020) по каждой из примененных ставок (стр. 010) должна совпадать с итоговым значением суммы дохода по аналогичной ставке для отчетности 2-НДФЛ и с такими же данными, показанными для той же ставки в стр. 020 приложения 2 к декларации по прибыли;
- 3.2 — объем доходов в виде дивидендов (стр. 025) должен совпасть с аналогичной суммой, показанной во всех справках 2-НДФЛ по коду 1010, и величиной дохода, отраженной по такому же коду в приложениях 2 к декларации по прибыли;
- 3.3 — рассчитанный по соответствующей ставке (стр. 010) налог (стр. 040) должен быть равен общей сумме налога для такой же ставки по всем справкам 2-НДФЛ и величине налога, указанной для той же ставки в стр. 030 приложения 2 к декларации по прибыли;
- 3.4 — информация о величине неудержанного налога (стр. 080) должна соответствовать общей сумме таких же показателей по всем справкам 2-НДФЛ и сумме строк 034 приложений 2 к декларации по прибыли;
- 3.5 —данные о количестве лиц, получивших доходы (стр. 060) должны совпасть с количеством поданных в ИФНС справок 2-НДФЛ и количеством приложений 2, оформленных к декларации по прибыли.
Если ФНС обнаружит расхождения 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, то потребует представить пояснения по нестыковкам. При этом разница в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ за 2018 год на 1 рубль несчитается критичной.
Как проверить 6-НДФЛ на ошибки, см. .
Сопоставление отчета с иными данными
В эту группу (4) включено КС 4.1, согласно которому величина фиксированного авансового платежа (стр. 050) не может остаться неуказанной при наличии выданного отчитывающемуся лицу документа (патента), обязывающего его к уплате такого платежа (п. 6 ст. 227.1 НК РФ). Вносить данные в эту строку в форме 6-НДФЛ должны налоговые агенты, к которым налогоплательщики, работающие по патенту, представили уведомление о подтверждении права на осуществление уменьшения исчисленной суммы налога на доходы физических лиц на сумму уплаченных налогоплательщиком фиксированных авансовых платежей.
Если стр. 050 заполнена, а сведений о выдаче патента в ИФНС нет, то сумма начисленного к уплате налога оказывается неправомерно заниженной.
Кроме этого, суммы в строках 020 и 025 налоговики сравнивают со строкой 050 «База для исчисления страховых взносов» раздела 1 подраздела 1.1 из расчета по взносам. Это предусмотрено контрольными соотношениями к ЕРСВ (письмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/27043@)/. Если при этом доход по 6-НДФЛ окажется меньше базы по взносам, налогоплательщик будет обязан это объяснять.
Итоги
Знание контрольных соотношений, применяемых ИФНС при проверке отчетов 6-НДФЛ, позволит составителю этой формы уже на этапе ее подготовки самому проверить те параметры, на которые при контроле будут ориентироваться налоговые органы. Тем самым сократятся риски выявления неувязок в отчетности, необходимости дачи пояснений по ним и представления уточненных отчетов.
Загрузка...
