Процент «трудоголиков» среди ИТ-специалистов невероятно велик: они могут часами обсуждать решение задачи, сутками сидеть за компьютером, годами не бывать в отпуске, переходя из проекта в проект. Однако это подвижничество почему-то может никак не сказываться на эффективности работы коллектива ИТ-департамента.
Повышение эффективности работы персонала - предмет заботы практически каждого руководителя ИТ-службы - и небольшой компании, и промышленного гиганта. Система мотивации персонала нередко строится методом проб и ошибок, причем количество ошибок довольно велико. Как оптимизировать мотивационные модели? Как вызвать у людей желание работать именно в этой организации, работать на достижение бизнес-результата?
В ИТ-службах часто складывается ситуация, когда люди хорошо мотивированы в работе над проектом, понимают цели и задачи работы, четко видят горизонты, осознают зоны ответственности и работают с полной отдачей. В повседневной же работе картина часто существенно отличается: люди не задумываются о конечных целях своей работы, не чувствуют стимула выполнять ее максимально хорошо. Получается, что спринтерские дистанции коллектив проходит быстро и слаженно, а вот достижения на стайерских дистанциях выглядят куда более скромно. Поскольку зачастую руководители не в состоянии переломить ситуацию, начинается поиск внешних факторов влияния. В ход идут любые объяснения - от общего состояния российской экономики, которое, как океан в капле, отражается в организационных особенностях отдельных компаний, до специфики российского менталитета, который, конечно, иногда позволяет «быстро ехать», но лишь за счет того, что перед этим долго и медленно «запрягают». Однако каким бы успокоительным и достоверным ни выглядело объяснение, проблемы оно не решает.
Для того чтобы понять причину этого феномена, надо рассмотреть реальные, а не декларируемые организационные принципы компании в целом и ИТ-подразделения в частности.
Формула успеха
О создании или совершенствовании системы мотивации задумываются, когда возникает необходимость в повышении эффективности работы сотрудников, в более рациональном использовании трудовых ресурсов. Нередко руководители описывают проблему примерно так: «Люди работают замечательно, любят свою профессию - вплоть до того, что готовы отдавать компании и свое личное время, по собственной инициативе работая сверхурочно. Они - хорошие профессионалы. Но в целом ИТ-служба работает не так эффективно, как это могло бы быть, время и трудовые ресурсы используются нерационально». Зачастую ощущение неэффективного использования трудовых ресурсов возникает на интуитивном уровне и не подкреплено никакими показателями. Выходом из создавшейся ситуации руководителям часто видится изменение системы мотивации персонала, под которым, как правило, понимается увеличение оклада.
«Повышение эффективности работы компании или ее подразделения не ограничивается созданием мотивационных схем. Эффективность работы людей зависит не только от мотивации, поэтому необходимо рассматривать ее в сочетании с другими значимыми факторами влияния. Подход к созданию эффективной системы работы персонала, который мы практикуем, довольно часто применяется на Западе, но пока не получил широкого распространения в России», - рассказывает Дмитрий Волощук, консультант направления «Управление эффективностью персонала» компании «Экопси Консалтинг».
В рамках этого подхода эффективность рассматривается как производная трех элементов:
- Эффективность = компетентность / организационные барьеры x мотивация, где компетентность - это профессиональные знания и навыки (а в случае работы сотрудника на руководящей позиции - еще и менеджерские навыки). Лидерские качества - важная составляющая компетентности сотрудников ИТ-службы, поскольку в бизнес-среде, значительная часть которой организована по проектному принципу, большинство специалистов время от времени становятся на менеджерскую позицию - менеджер проекта, руководитель проектного офиса и пр.;
- мотивация - система материальных и нематериальных стимулов, опирающаяся на ценностные установки и ориентиры людей;
- организационные барьеры - это установки и особенности организационной структуры, которые мешают людям работать с полной отдачей на благо компании. Это могут быть неорганичные правила работы, стандарты, затрудняющие работу сотрудников, пробелы в оргструктуре, отсутствие регламентов и процедур - например процедур реакции на проблемные ситуации, и прочее.
Исходя из формулы, можно рассмотреть деятельность сотрудников в трех измерениях - профессионализм, мотивация и корпоративная среда. «Для того чтобы понять степень эффективности работы подразделения, надо посмотреть, в какой точке этой трехмерной системы координат она находится: насколько велики компетентность и мотивация, и каковы организационные барьеры. Только после этого можно сделать вывод о том, какие шаги необходимо предпринять для повышения эффективности», - говорит Дмитрий Волощук.
Уровень профессионализма ИТ-специалистов можно измерять с помощью профессиональных тестов или опираясь на оценку непосредственного руководителя. Сложнее обстоит дело с их менеджерскими навыками и компетенциями - зачастую ИТ-специалисты не проходят никакого обучения менеджерским навыкам и реализуют свои менеджерские функции, исходя из собственных представлений о них. Причем распространена ситуация, когда начальником ИТ-службы становится лучший ИТ-специалист, независимо от того, есть у него задатки и навыки руководителя или нет.
Организационные барьеры в разных компаниях очень индивидуальны. Бесконечные обязательные служебные записки, которые требуется писать по любому поводу, усложненные процедуры согласования действий, устаревшие корпоративные стандарты и многое другое может сдерживать развитие организации. «Людям сложно взглянуть на свою деятельность со стороны и предпринять шаги по ее оптимизации - есть очень много текущих операционных приоритетов и абсолютно нет времени на критический взгляд. В результате значение организационных барьеров часто недооценивают. Между тем, опыт показывает, что несложные шаги по совершенствованию бизнес-процессов могут высвободить 20–30% полезного времени сотрудников, - говорит Дмитрий Волощук. - Кроме того, если человек занимается „мартышкиным трудом“, его это демотивирует».
Теория и практика
Роман Журавлев: «Практики руководства ИТ-служб в компаниях не формируют никакой системы».Как и любой другой процесс в системе управления ИТ, управление персоналом должно иметь четко определенные цели, явно связанные с целями ИТ-подразделения, согласованными, в свою очередь, с целями и приоритетами компании. Для достижения этих целей должны быть определены задачи, основные виды деятельности, процедуры. Должна быть распределена ответственность за выполнение как отдельных процедур, так и процесса в целом. Должны быть выделены необходимые ресурсы, обеспечено наличие нужных компетенций. Желательно определить и научиться оценивать измеримые показатели эффективности процесса управления персоналом. Важно, чтобы деятельность по управлению персоналом включала в себя фазы планирования, исполнения, оценки и совершенствования.
«Как правило, практики руководства ИТ-служб в компаниях не формируют никакой системы, - рассказывает Роман Журавлев, директор департамента ИТ-обучения компании IT Expert. - Процессы если и идентифицированы, взаимодействуют неэффективно. Цели ИТ-службы не определены или не имеют отношения к целям компании». Основные виды деятельности в области управления персоналом осуществляются, по его словам, примерно так:
- планирование: количественное - в рамках квоты на расширение штата, как правило, ежегодно. Расчет квоты ни на чем не основан. В области обучения - в рамках бюджетов - с одной стороны, смутных представлений о перспективах развития инфраструктуры - с другой.
- подбор персонала: источники не систематизированы. Деятельность соответствующего отдела на уровне компании не дает результатов, когда речь идет о персонале ИТ-службы. Профессионально-ориентированный подбор ведется бессистемно. Отобранные на основании экспертной оценки руководителей ИТ-отделов сотрудники отправляются «в кадры» для оформления и формальных проверок.
- обучение: в полном соответствии с планированием, то есть случайным образом. (Детальный календарный план может быть не только составлен, но и соблюдаться. Однако вопрос «Почему в нем именно эти люди и именно эти программы?» принадлежит к разряду риторических.)
- мотивация: сотрудники, занятые в проектах, материально мотивируются на завершение проекта в срок. Сотрудники, занятые в операционной деятельности, мотивируются на удержание в рамках общекорпоративной программы мотивации (зарплата, премии, «соцпакет»). Руководитель ИТ-службы принимает в этом участие в особых случаях, таких, как попытка ключевого сотрудника оставить компанию.
Описанные практики совсем не похожи на рекомендации, изложенные в современных моделях управления ИТ, такие, как COBIT , MOF , определяющих необходимость эффективного управления персоналом, включая планирование, подбор, обучение, развитие, мотивацию, ротацию и увольнение. Причинами такого несоответствия, по мнению Романа Журавлева, являются:
- невысокий уровень зрелости процессов управления в большинстве российских компаний;
- неопределенность статуса и целей ИТ-службы в компании;
- недостаточная подготовка руководителей ИТ-служб в области управления;
- отсутствие адаптированных методик управления персоналом, учитывающих специфику ИТ-служб.
«В таких условиях в большинстве случаев нет практической необходимости „оптимизировать мотивационные модели“. Они так и останутся моделями», - отмечает Роман Журавлев.
«Самое главное - встроить систему мотивации конкретного человека в общую систему целеполагания компании (или подразделения, если речь идет об ИТ-службе), - считает Елена Шарова, заместитель директора департамента корпоративных систем управления компании IBS. - Каждый конкретный сотрудник должен понимать свою роль в общем „рабочем механизме“ и видеть свой вклад в достижение общего успеха. И мотивационная схема должна быть напрямую связана с достижением бизнес-целей подразделения и компании в целом.
В процессе постановки общие стратегические цели компании декомпозируются до уровня отдельных исполнителей. Каждый сотрудник должен, с одной стороны, иметь перед собой перечень понятных целей и объективных критериев их достижения, а с другой - видеть, каким образом его работа способствует общему успеху. Все это создает важнейший психологический эффект - ощущение причастности к большому делу. Без него заинтересовать сотрудника практически невозможно.
Очень важно, чтобы изначально были заданы правила игры, не только с точки зрения мотивации, но и организации работы вообще. Нужно четко зафиксировать - каковы зоны ответственности сотрудников, как мы работаем, как мы общаемся, как и кто будет контролировать работу, как будем наказывать. Правила работы (и правила мотивации в частности) не должны быть „черным ящиком“ - они должны быть прозрачны и понятны. Чем меньше субъективизма - тем лучше».
Источники вдохновения
Елена Шарова: «Каждый конкретный сотрудник должен понимать свою роль в общем „рабочем механизме“».Для построения эффективной системы управления и мотивации для ИТ-службы, подчеркивает Роман Журавлев, важно:
- четко сформулировать цели деятельности - ИТ-службы в целом, отдельных ее подразделений, индивидуальных исполнителей. Согласовать высокоуровневые цели с руководством компании, довести их до сведения сотрудников;
- сделать подкрепления зависимыми только от явных результатов деятельности ИТ. Награды за чужие успехи не стимулируют работать лучше. Премии и другие поощрения по результатам работы компании могут способствовать лояльности сотрудников ИТ-службы, но не повышению качества работы;
- определить промежуточные точки оценки деятельности - смысловые или временные. Премия по итогам года стимулирует лучше работать в декабре. Результаты промежуточных оценок должны быть оперативными и явными. Премия за хорошую работу в первом квартале, выплаченная в сентябре, воспринимается как поздно возвращенный долг;
- сделать систему управления и мотивации адекватной сложности организации, обеспечив простоту, справедливость и точность оценок. Учесть особенности разных способов управления деятельностью. Использовать данные систем автоматизации деятельности по управлению ИТ (записи о выполненных работах, отчеты, протоколы и др.);
- помнить, что сотрудники ИТ-службы - разные. Оператор службы поддержки пользователей, программист и сетевой инженер обладают разными характерными особенностями личности, предпочитают разные объекты деятельности, по-разному организуют свою работу… И эффективная система управления и мотивации должна учитывать эти различия;
- обеспечить возможность профессионального роста. Для ИТ-специалистов он обычно приоритетнее карьерного. Возможность обучения обеспечивает актуальность профессионального уровня, поддержание и повышение квалификации;
- постараться наладить эффективное взаимодействие с отделом кадров. Часто он не помогает ИТ-директору потому, что ни одна, ни другая сторона не понимает, в чем состоят общие задачи, а не потому, что эти задачи не имеют решений.
Хлеба, знаний, душевной атмосферы!
«Если сравнить всю систему мотивации с айсбергом, то зарплаты, премии и прочие материальные блага - это то, что лежит на поверхности, то, что видно и относительно легко сопоставлять, - говорит Надежда Шалашилина, директор по персоналу группы компаний „Ланит“. - А вот нематериальная мотивация - это та самая подводная часть айсберга, которая существенно объемнее и глубже, и ее не сразу разглядишь, хотя она и составляет большую часть глыбы».
Тем не менее, пока для большинства людей главным мотивирующим фактором является материальная мотивация. Но с этим фактором, по словам Елены Шаровой, нужно тонко и грамотно работать: «Финансовая компенсация - не просто покупка квалификации человека, она должна мотивировать его на достижение конкретных целей и стимулировать его расти. Часто встречающееся „ритуальное“ повышение зарплаты ежегодно на определенный процент никак не мотивирует на достижение успеха. Сотрудники воспринимают его как факт и не видят связи между повышением зарплаты и ростом их квалификации. А более способные сотрудники не мотивированы на стремительный профессиональный рост, поскольку не видят, как их заработок зависит от качества работы. Таким образом, объективная оценка (в денежном эквиваленте) способностей сотрудника должна формироваться с учетом вклада сотрудника в достижение проектных целей (если мы говорим о проектном управлении) и возможностей его профессионального роста».
Одним из эффективных механизмов материальной мотивации является аттестация персонала. В процессе аттестации с сотрудником оговариваются цели на год, связанные с профессиональным и карьерным ростом. В аттестационной форме записываются не просто его обязанности, а план развития - в какой новой роли надо себя попробовать, какие навыки и компетенции следует развить, чтобы шагнуть на новый уровень. В рабочих целях на год закладывается база для развития определенных навыков. За ростом квалификации, развитием навыков и компетенций следует и изменение компенсации.
Вторым инструментом выстраивания мотивационных схем служит мотивация по целям. «Цели должны быть четкими, и должны быть заданы внятные индикаторы их достижения, чтобы не возникало разночтений, - подчеркивает Елена Шарова. - Принцип - лучший результат гарантирует большее вознаграждение. Всегда существует премиальный фонд. Надо лишь придать смысл премиям, которые в разных компаниях по традиции выдаются ежегодно, ежеквартально или ежемесячно, нужно привязать их к достижению конкретных целей. Этот механизм не должен быть „черным ящиком“, а должен быть понятным и объективным».
«При неоспоримой важности денежного фактора нематериальная мотивация, на мой взгляд, самый надежный способ удержать высококлассных специалистов, особенно в условиях кадрового голода и стремительного роста зарплат, - говорит Надежда Шалашилина. - А все потому, что именно нематериальная мотивация дает людям общие ценности и цели, увлеченность своим делом, возможности развития и самореализации, признание и истинное удовольствие от работы».
В отрасли ИТ, по общему мнению, основным фактором нематериальной мотивации является профессиональный и карьерный рост. Поэтому нужно планировать, как сотрудник будет расти и в профессиональном, и в карьерном плане, на перспективу двух-трех лет, говорит Елена Шарова. «И здесь снова вступает в действие инструмент аттестации, - продолжает она. - Именно в ходе аттестации (если в компании это действующая, а не формальная процедура) вырабатываются цели персонального роста сотрудника и происходит их согласование с общими целями компании.
Чтобы обеспечить согласованность стратегических целей компании и целей отдельных сотрудников, в IBS принят принцип проведения аттестации „сверху вниз“ - сначала руководство, и далее вниз по должностной лестнице. Благодаря этому общие цели верхнего уровня декомпозируются до конкретных целей каждого сотрудника. В соответствии с рабочими целями сотруднику ставятся цели развития - чему нужно обучиться, что освоить. Более того, чтобы показать сотруднику возможности развития, мы всегда ставим в аттестации несколько более амбициозные цели, чем положено по квалификации. Это стимулирует и мотивирует его развиваться, дает уверенность в том, что у него много перспектив и есть возможность постоянно учиться новому».
Среди других важных факторов нематериальной мотивации можно отметить значение личности руководителя. «Очевидно, руководитель и создаваемая им атмосфера в коллективе многое значат - через руководителя транслируется миссия компании, он должен воспламенять сердца. Но все-таки оргструктура, особенно если мы говорим о промышленных масштабах, должна держаться не на личности руководителя, а, прежде всего, на некоторой культуре, регламентах, правилах взаимодействия и планах развития», - считает Елена Шарова.
Согласно опросу, проведенному компанией «Экопси Консалтинг» на тему «Что в первую очередь удерживает в компании талантливых сотрудников?», 44,78% респондентов ответили, что их удерживает постоянный профессиональный вызов, возможность решать интересные задачи, а на втором месте (17,91%) оказалась личность непосредственного руководителя. Высокий уровень дохода выше третьей ступеньки не поднялся (16,42%). «Люди остаются людьми. Материальная составляющая важна, но более важны условия - профессиональные и личностные. Никто не готов работать с неприятными для себя людьми и переливать воду из пустого в порожнее, - резюмирует Дмитрий Волощук. - Тема нематериальной мотивации российскими компаниями пока еще плохо освоена, во многом из-за того, что не израсходован потенциал материальной мотивации. Конкуренция за специалистов идет во многом благодаря этому ресурсу. Но поскольку мы уже находимся в ситуации, когда кандидаты формируют рынок, и спрос на них гораздо выше, чем предложение, вопрос нематериальной мотивации будет стоять остро в перспективе ближайших лет. Когда оплата труда достигнет потолка, начнут изыскиваться другие ресурсы. И тут российский рынок пойдет по западному пути: скорее всего, это будет мотивация, которая для компании затратна, но выдается сотрудникам в виде нематериальных благ: социального пакета, возможности бесплатного обучения и отдыха, оплаты ряда потребностей семьи - страхование жизни, оплата обучения детей и т. п. Эти практики хорошо развиты на Западе и вскоре активно начнут внедряться в российских компаниях».
Как тайное сделать явным
Разработка системы мотивации для каждой компании индивидуальна, она зависит от множества внутренних и внешних факторов. «При создании системы мотивации необходимо, прежде всего, выяснить внутренние установки людей и то, насколько собственные цели сотрудников связаны с целями компании, - подчеркивает Дмитрий Волощук, консультант компании „Экопси Консалтинг“. - В тот момент, когда разрабатывается система мотивации на операционную деятельность, очень важно понять, с одной стороны, чего компания ожидает от сотрудников и на что готова их мотивировать, а с другой стороны - чего люди ожидают от компании.
Если система мотивирует на одно, а люди ожидают от компании другого, то система мотивации не будет работать, поскольку она не подходит для этих конкретных людей. И напротив - мотивационные схемы должны быть адекватны ожиданиям компании от персонала. Если компания ожидает от подразделения коллективной работы, но система мотивации при этом нацелена на поощрение проявления индивидуальных качеств, не учитывая то, как человек вовлекается в коллективную работу и работает на общий результат, сплоченной команды не сложится».
Внутренние установки людей - область сложно идентифицируемая. Они складываются из общественных, групповых и индивидуальных предпочтений, целей и традиций. Но, несмотря на все многообразие внутренних мотивов, некоторые характерные черты, присущие ИТ-специалистам, выделить можно.
Жизнь от проекта к проекту
Надежда Шалашилина: «Нематериальная мотивация - подводная часть айсберга».Руководители, подбирая сотрудников, симпатизируют близким по духу людям. В результате со временем коллектив складывается из людей с одинаковым образом мышления. Наряду с очевидными преимуществами, такой подход несет в себе некоторые недостатки.
Сегодня руководителями компаний и их подразделений в подавляющем большинстве случаев являются люди, нацеленные на постоянный профессиональный и карьерный рост, причем сфера ИТ, как уже отмечалось, отличается тем, что профессиональный рост имеет приоритет. Каждая очередная ступенька профессионального роста, как правило, соотносится с участием в каком-либо проекте. Соответственно, у многих ИТ-специалистов выработалось проектное мышление. Становясь руководителями, они подбирают сотрудников со схожими деловыми качествами. Если работа ИТ-подразделения в такой ситуации организуется по проектному принципу, оно будет очень эффективным, особенно в динамично развивающейся компании. Но если текущая операционная деятельность сотрудников не размечена четкими временными периодами и внятно описанными целями, люди на этой «равнине» быстро начинают терять вкус к жизни и вскоре отправляются на поиск новых эверестов. «Повседневная деятельность таких сотрудников может быть организована в виде мини-проектов, с четкими целями и понятной системой оценки результатов, - говорит Дмитрий Волощук. - Мотивация должна быть построена таким образом, что люди видят четкие ориентиры и осознают, чем для них отзовется достижение или недостижение поставленных целей».
Проектное мышление таит в себе еще одну опасность. Люди, привыкшие к проектной работе, считают необходимым включиться в реализацию как можно большего числа проектов, независимо от реальной возможности их выполнить. Основным показателем профессионального неуспеха они считают отказ от проекта. Поэтому ИТ-подразделение может быть вовлечено во множество одновременно реализуемых внутренних проектов, направленных на автоматизацию различных бизнес-процессов или совершенствование созданных систем. При этом совокупный объем работ значительно превышает возможности имеющихся ресурсов. Соответственно, десятки проектов могут годами находится в незавершенном состоянии. «Существенное отличие внутреннего ИТ-подразделения от самостоятельной компании, реализующей проекты на рынке, состоит в том, что внутреннее подразделение не оценивает собственную рентабельность, - отмечает Дмитрий Волощук. - Такая ситуация складывается в большинстве ИТ-служб крупных компаний. Разумеется, руководитель должен был бы фильтровать предложения внутренних заказчиков, исходя из имеющихся в его распоряжении ресурсов. Но, как правило, ему самому свойственно проектное мышление, и команду он сформировал из единомышленников. Круг замыкается.
В такой ситуации мы предлагаем сменить ценностный ориентир - главным становится не количество реализуемых, а количество успешно реализованных проектов. Это автоматически влечет за собой создание фильтра предложений заказчиков - в работу начинают приниматься только те проекты, в которых функциональные подразделения действительно заинтересованы. Одновременно должны быть прекращены заведомо безнадежные проекты, чтобы ресурсы не расходовались впустую».
Синдром играющего тренера
Проблема «играющего тренера» очень типична именно для ИТ-служб. Сотрудники ИТ-службы - замечательные профессионалы с высоким уровнем знаний и богатым опытом. Они прошли путь от начинающих программистов и администраторов систем до профессионалов высокого уровня, досконально знают предметную область и хорошо понимают, чем занимаются их подчиненные всех уровней. Однако их нынешняя работа лежит в большей степени в области менеджмента, чем в специфически предметной области. Основная функция этих специалистов - постановка задач и контроль их исполнения. Но знание предметной области и отсутствие менеджерских навыков приводят к тому, что они стремятся разбирать каждую проблему, возникающую у сотрудников, слишком досконально или берутся исправлять недочеты сами. На любой запрос о помощи или в процессе контроля исполнения поручений они реагируют не как менеджеры, а как инженеры. «Это очень распространенная проблема в ИТ, - отмечает Дмитрий Волощук. - Подразделение работает неэффективно, потому что сотрудники более высокого должностного и квалификационного уровня тратят свое время и силы на решение задач своих подчиненных. Они очень любят свою работу и не в силах отказаться от интересных задач предметной области, потому что управленческие задачи их так не увлекают. В такой ситуации очень важно выстроить систему приоритетов в мотивационной схеме. Если сотрудники будут мотивированы на бизнес-результат, они будут решать задачу в комплексе, не вдаваясь в мелкие детали».
Общественное выше личного
Дмитрий Волощук: «Мотивация должна быть построена так, чтобы люди видели четкие ориентиры».Еще одна распространенная ошибка в создании системы мотивации - когда система мотивирует людей лишь на индивидуальную работу и все показатели отражают личную эффективность каждого сотрудника. В такой ситуации сотрудникам для комфортной работы не хватает ощущения команды, коллективной взаимопомощи и поддержки. Кроме того, в команде, где каждый ощущает себя «звездой», командного эффекта не возникает. Напортив, люди неосознанно стремятся лоббировать приоритеты своего участка, что тормозит общее дело. Не хватает синергетического эффекта от работы команды.
«Необходимо создать показатели коллективной работы подразделения, - советует Дмитрий Волощук, - и подкрепить достижение этих показателей системой премирования. Премии в этом случае будут раздроблены: часть выдается на основе общих показателей, а часть - на основе индивидуальных. В таком способе мотивации нет ничего революционного - именно так, например, была организована система премирования на промышленных предприятиях еще во времена СССР. Но руководителям ИТ-служб практически никогда не приходит в голову примерить этот опыт на работу подведомственного подразделения. Возможно, на первый взгляд, идея сравнить труд человека, производящего материальные ценности, с трудом человека, создающего ценности интеллектуальные, выглядит абсурдной. Но если присмотреться пристальнее, в процессе организации их труда и целевых установках обнаруживается много общего. Надо лишь выстроить систему мотивации в точном соответствии с ожиданиями сотрудников».
CIO на заметку
Как любая область деятельности, область информационных технологий проходит различные стадии жизненного цикла. Сначала в новую область приходят творцы, но со временем технологии отрабатываются и возникает широкий слой ремесленников. Появляется четкий порядок действий, набор алгоритмов и шаблонов, предназначенных для решения задач. Это необходимо и неизбежно. Так как сфера ИТ достаточно молода, творчество в ней превратилось в ремесло сравнительно недавно. Поэтому для сегодняшнего дня характерна ситуация, когда ИТ-специалист, достигший высочайшего профессионального уровня, теряет интерес к предметной области, которая больше не дает ему возможности решать задачи все более высокой сложности. Встает сакраментальный вопрос: что делать? «Есть два выхода: либо отодвинуть профессиональные приоритеты на второй план и получать удовольствие от жизни, либо искать себе новые применения в профессиональной деятельности, - говорит Дмитрий Волощук. - Если первый вариант неприемлем, то для CIO решение проблемы может быть в смене роли, в выходе на менеджерскую деятельность. Тем более, ИТ-среда так устроена, что человек может дойти до очень высокого карьерного уровня, оставаясь экспертом.
Сегодня у компаний возникает серьезная потребность в повышении эффективности ИТ-служб, в увеличении управляемости ими. У ИТ-служб большие бюджеты, большие перспективы, большие риски при неграмотном управлении. Ситуация подошла к критической точке, когда необходим выход на качественно новый уровень управления ИТ-службами. Компании уже начали позволять ИТ-менеджерам принимать участие в управлении бизнесом, в стратегическом планировании. Соответственно, будут востребованы не просто специалисты, а специалисты с задатками и знаниями менеджера. Конкурентоспособными, интересными рынку уже сейчас становятся те, кто умеет совмещать в себе обе эти роли - эксперта и менеджера».
Елена Некрасова
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
ПоделитьсяСегодня мы поговорим про повышение эффективности работы , труда, и рассмотрим несколько важных правил, которые подскажут нам, как повысить эффективность . На сегодняшний день повышение эффективности труда, использования рабочего времени является очень важным вопросом не только для работодателей, но и для людей, работающих на себя: предпринимателей, фрилансеров и т.д., а также для наемных работников, чей заработок напрямую зависит от результата, таких тоже немало.
Поэтому я рассмотрю некоторые действенные методы повышения личной эффективности труда, то есть, расскажу, как повысить эффективность работы, а следовательно – и личные доходы.
Методы повышения личной эффективности труда.
1. Не перерабатывайте! Бытует мнение, что для того, чтобы много зарабатывать, нужно много работать, много трудиться. Однако, оно не совсем верное: правильнее будет сказать не “много”, а “эффективно”. А когда человек работает слишком много, столько, сколько не может выдержать его организм, эффективность его труда, наоборот, падает. Поэтому, если вы задумались о повышении эффективности работы, никогда не нужно стремиться работать на износ – такая работа не принесет вам ничего хорошего.
Давайте проанализируем, как работает типичный офисный сотрудник с 8-мичасовым и ненормированным рабочим днем и 5-ти – 6-тидневной рабочей неделей. У него практически нет личного времени, он никогда не высыпается, он всегда уставший, в понедельник он приходит на работу уже с мыслями о пятнице, которые “греют” его всю неделю. Он знает, что в организации не принято вовремя уходить с работы – нужно обязательно задержаться хотя бы на час, чтобы начальник видел, что он “работает”. Такой сотрудник никогда не сможет работать эффективно. Он будет всеми возможными способами стараться максимально растянуть свой рабочий день, будет постоянно отвлекаться: пить кофе (ведь он недосыпает), заниматься личными делами (ведь у него на них нет другого времени), курить (от перенапряжения), проводить время в соцсетях (зато находиться на работе, чтоб начальник видел его старания) и т.д.
И представьте сотрудника, который имел бы возможность уйти с работы в любое время, как только выполнит перечень своих обязанностей. Он будет работать в разы эффективнее первого! И ту же самую работу, который первый растягивает на 8-9-10 часов, сможет выполнить максимум за 4-6 часов, чтобы быстрее получить возможность заняться своими личными делами. Это и есть эффективный труд.
В рабочем процессе человек обязательно должен выделять себе время на отдых, иначе эффективность труда будет снижаться: чем сильнее человек устает, тем менее эффективно он работает. Но, конечно же, этот отдых должен быть разумным и дисциплинированным – в этом плане хорошо помогает .
Нужно стремиться работать не много, а эффективно, что в корне разные вещи.
2. Научитесь говорить “Нет”. Следующее важное правило, напрямую влияющее на повышение эффективности работы – это умение отказываться от ненужных дел, не приносящих пользы тому, над чем вы трудитесь, и сосредотачиваться исключительно на главном.
В работе следует руководствоваться , который говорит о том, что 20% усилий приносят 80% результата, а 80% усилий – только 20% результата. Если вы объективно проанализируете свою работу, да и вообще любую другую свою деятельность – вы увидите, что этот закон реально работает, так оно и есть. Поэтому, если вы научитесь выделять именно эти 20 наиболее эффективных процентов своей работы и сосредотачиваться именно на них – эффективность труда повысится просто в разы.
Психологически это достаточно тяжело: отказать, к примеру, когда коллега просит тебя помочь с его работой, потому что “не успевает”. Но именно это качество является одним из важных отличий успешного человека.
Успешные люди отличаются тем, что умеют отказывать, говорить “нет”. Причем, не только другим, но и даже себе. Если вы не научитесь делать это, вам очень сложно будет повысить личную эффективность работы, поскольку большое количество времени всегда будут отнимать ненужные вам и бесполезные дела.
3. Делегируйте полномочия. Часто бывает так, что человек дает себе установку: все делать самому, потому что “лучше меня это никто не сделает”. Даже если это и так, далеко не вся работа обязательно должна быть сделана идеально (об этом подробнее в следующем правиле). Некоторую достаточно просто сделать.
Если самому “хвататься за все”, общая эффективность работы всегда будет низкой, потому как человек будет растрачивать свое невосполнимое время даже на всякие мелочи, которые, на самом деле, мог бы сделать и кто-то другой, не сосредотачиваясь на главной задаче. Для повышения эффективности работы можно и даже нужно при необходимости делегировать свои полномочия (как по работе, так и в личном плане) другим людям.
Кстати, обращаться за помощью можно не только к своим подчиненным, но и к своим руководителям, как более опытным людям, которые могут помочь выполнить необходимую работу более эффективно.
Никто не может одинаково хорошо уметь делать все. Поэтому, думая о том, как повысить эффективность работы, необходимо сосредоточиться на своей главной задаче, а остальные дела, по возможности, делегировать другим.
4. Не стремитесь к совершенству! Есть такая поговорка: “идеальное – враг хорошего”, и она абсолютно верна. Когда человек стремиться выполнить свою работу идеально, на 110%, он затрачивает на это существенно больше времени, чем хватило бы для выполнения этой работы, скажем, на 90-95%, что тоже вполне было бы достаточно. Человек, стремящийся к совершенству (перфекционист), уделяет внимание каждой мелочи, каждой детали, выжидает идеальное время для выполнения работы, несколько раз переделывает работу, если она его хоть немного не устраивает.
Возьмем простой пример. Допустим, начальник попросил составить некий отчет, к примеру, высчитать процент выполнения месячного плана предприятием. Работник-перфекционист подготавливает данные, уже вписывает их для отправки по электронной почте. И при проверке ему приходит мысль, что один из показателей можно было бы посчитать несколько точнее: общий результат от этого особо не изменится, но так будет правильнее. И он заново собирает нужные данные, пересчитывает весь отчет. Затем думает, что в таком виде отчет как-то “не смотрится”, и решает оформить его в виде таблицы в excel. Создает таблицу, вписывает все данные, забивает формулы. Потом решает раскрасить таблицу, выделить разными цветами и шрифтами, чтобы было красивее и т.д. То есть, тратит на эту работу в разы больше времени, хотя начальнику, по сути, все это не нужно – ему нужна лишь одна конечная цифра, все!
Стремление к идеалу – это то, что всегда мешает повышению эффективности работы. Поэтому старайтесь выполнять свою работу качественно, но не идеально – так ваш труд будет гораздо эффективнее.
5. Автоматизируйте процессы. Если у вас есть какая-то постоянная рутинная работа, постарайтесь максимально автоматизировать ее выполнение. Даже если на это вам единоразово придется потратить определенное количество времени или даже денег, в результате вы сэкономите гораздо больше и сможете повысить личную эффективность своего труда.
Вот если бы тот отчет, который я рассматривал в предыдущем примере, нужно было бы делать ежедневно/еженедельно/ежемесячно, тогда бы, наоборот, имело смысл один раз создать удобную таблицу с формулами, которая бы автоматически рассчитывала нужный показатель. В результате это позволило бы каждый раз использовать для составления отчета меньше времени, уделяя его выполнению других, более значимых задач.
В наш век компьютерных технологий всю рутинную работу нужно доверять роботам-компьютерам, оставляя человеку лишь то, с чем компьютер не справится, где требуется живое мышление. Автоматизация процессов приведет к существенному повышению эффективности труда.
6. Не “изобретайте велосипед”. Часто люди тратят огромное количество времени, сил, а иногда и денег, чтобы прийти к тому, что уже и так давно известно. О какой эффективности труда в этом случае может идти речь?
Особенно часто эту проблему можно наблюдать у людей, желающих , которые годами разрабатывают свою бизнес-идею, теряя при этом время и потенциальные доходы, вместо того, чтобы воспользоваться каким-то уже известным, а главное – проверенным вариантом.
Чтобы повысить эффективность труда – нужно пользоваться опытом тех, кто уже прошел подобный путь, не допуская их ошибок. Не обязательно самому быть экспертом в любой области – можно ориентироваться на мнения тех, кто уже является экспертом, и это будет намного эффективнее.
Если человек будет работать с данными, которые потом окажутся недостоверными – он просто проделает ненужную, лишнюю работу, результаты которой никак нельзя будет использовать.
Возьмем такой пример: человек хочет открыть магазин, и не знает, какие документы для этого необходимо собрать. Он пользуется поисковиком и попадает на какой-то сайт, на котором кто-то выложил перечень таких документов. Начинающий предприниматель собирает все, что указано в этом перечне, а когда приходит в регистрирующие органы, оказывается, что половину документов лишние, а многих документов не хватает. Приходится проделывать всю работу заново, а ведь если бы он сразу изучил актуальную законодательную базу или хотя бы получил компетентную консультацию в этих же органах, он бы сработал более эффективно.
Если вы заботитесь о повышении эффективности труда – принимайте в работу только точные данные, не растрачивая свое время на проработку сомнительной информации.
Используя эти методы повышения личной эффективности работы, вы сможете существенно повысить эффективность своего труда, а значит – достичь лучших результатов и, как следствие, лучших заработков.
На этом все. Оставайтесь на , и учитесь эффективно использовать свой труд, время и личные финансы. До новых встреч!
- Не работайте слишком много
- Учитесь говорить «нет»
- Учитесь принимать помощь
- Долой перфекционизм!
Почему кто-то трудится в поте лица, не разгибая спину, и остается на прежнем уровне достатка, а кто-то при меньших усилиях делает успешную карьеру и зарабатывает хорошие деньги? Дело не в везении и не в наличии крупного стартового капитала - люди с равными возможностями могут добиться различных результатов. Это зависит от того, как подойти к распределению времени, приоритетов и собственных сил. Чтобы увеличить продуктивность своего труда , нужно всего лишь отказаться от нескольких ненужных вещей.
Главный ресурс каждого бизнесмена - время, и оно ограничено. В сутках не может быть 36 часов, а в неделе - 8 дней. Один человек не способен работать более 168 часов в неделю, даже если перестанет спать, но он может подключить к своему проекту других людей, вложив деньги в их время. И тогда оно увеличится вдвое, втрое и во столько раз, сколько необходимо. Но почему при этом огромные компании не всегда достигают тех результатов, которыми могут похвастаться крошечные фирмы с персоналом в десяток человек? В Instagram чуть более дюжины сотрудников, и он был куплен Facebook за миллиард долларов. В чем секрет? Конечно, удача сыграла в этом свою роль, но главный ключ к успеху - эффективность.
Нет необходимости трудиться до изнеможения - лучше работать с умом, отсекая ненужное и принимая только то, что несет пользу. Важен не просто факт того, что вы работаете, важна продуктивность, результат. Первое правило продуктивности - грамотно распределять собственные ресурсы, а в случае любого человека это время и силы. Вы должны научиться получать максимальный результат при наименьших затратах того и другого. Для повышения личной эффективности необходимо выбросить из своей жизни всего семь неправильных принципов подхода к работе.
7 способов повышения личной эффективности
Не работайте слишком много
В первой четверти ХХ века автомобильный магнат Генри Форд учредил на своих заводах восьмичасовой рабочий день на смену десятичасовому и пятидневку на смену шестидневке. Это был своего рода эксперимент, призванный показать, что продуктивность работников падает с каждым лишним отработанным часом и повышается, если у них есть больше времени для отдыха.
Представьте себе офисного работника, который трудится 8 часов, и его же, но при трехчасовом рабочем дне. Помня, что ему предстоит провести в офисе восемь унылых часов, он начнет старательно оттягивать исполнение прямых обязанностей - пить чай, проверять почту, бегать на перекур. При трехчасовом рабочем дне он будет знать, что очень скоро отправится домой и займется приятными делами, поэтому постарается побыстрее выполнить заданную работу. Удивительно, но при коротком дне он может сделать даже больше.
Причина этого проста - и отдых, и усталость имеют свойство «накапливаться». Хорошо отдохнувший человек способен работать ударными темпами, а замученный работник, ежедневно ползущий из последних сил на работу, с каждым днем работает все хуже и хуже.
Американские военные проводили исследование, в ходе которого выяснилось: при недосыпании человек находится в том же состоянии, которое вызывает алкогольное опьянение - он испытывает потерю концентрации, снижение трудоспособности, лишение возможности анализировать и принимать адекватные решения. Один потерянный час сна равен выпитой бутылке пива объемом в 0.33 литра, причем в отличие от алкоголя, эффект от недосыпа не уйдет спустя пару часов, а будет держаться весь день. Получается, совы, ложащиеся в час ночи и встающие в 6 утра, приходят на работу «под мухой» и не могут полноценно работать.
Кроме того, после бессонной ночи человек больше склонен воспринимать негатив, он видит мир в черных красках, у него происходит притупление чувств и эмоций. В общем, выдавать положительный результат при негативном настрое очень трудно, а часто и невозможно.
70 % людей на планете не досыпают и даже не подозревают, что один из ответов на вопрос, , очень прост - нужно просто высыпаться.
К слову, большинство гениальных ученых и видных политиков не брезговали дневным сном, что позволяло им более продуктивно трудиться. Да Винчи и Наполеон, Томас Эдисон и Элеонор Рузвельт, Джон Кеннеди и Джон Рокфеллер - все они отдыхали днем и утверждали, что после короткой дремоты чувствовали себя бодрыми и готовыми продолжать работу.
Учитесь говорить «нет»
Наверняка вы уже слышали о принципе Парето . Согласно ему 80% результата приносит лишь 20% приложенных усилий и наоборот - остальные 80% усилий тратятся на мелочь, оставшиеся 20%. Остается лишь научиться выявлять эти 20% действий, при выполнении которых достигается максимум пользы, и отбрасывать те, которые дают так мало. Тогда можно будет сосредоточиться на основной цели и не распыляться на выполнение ненужных и нецелесообразных задач.
Для этого нужно всего лишь научиться говорить «нет» тому, что вам не нужно. Чем успешнее человек, тем увереннее он отметает малоперспективные предложения, сосредотачиваясь лишь на самых лучших, которые принесут ему наибольшую выгоду.
Но как отличить выгодные предложения от «пожирателей времени»? Для этого выстройте в голове всю цепочку действий, которую вам придется совершить, чтобы выполнить задание. Если видите, что задача очень трудная, а результат вас не устраивает - смело отказывайтесь. Мы соглашаемся выполнять невыгодную для нас работу, потому что не умеем отказывать. Мы хотим быть хорошими в глазах других , потому позволяем им эксплуатировать себя.
Цените свое время и свой труд, смело говорите: «Я не стану этого делать», и увидите, как много времени появится для достижения основных целей.
Учитесь принимать помощь
В попытке делать все самостоятельно мы доводим себя до состояния крайнего утомления. Руководитель - это не тот, кто контролирует каждый шаг своих подчиненных, а иногда и делает все за них, думая, что они не в состоянии справиться. Умный руководитель найдет таких людей, которые могут работать без надзирателя, и полностью доверится им. Сложив с себя ту часть обязанностей, с которой команда может справиться без него, он может сосредоточиться на более важных задачах и не распыляться по мелочам.
По этой же причине не стоит игнорировать пользовательские отзывы. Маркетологи провели исследования и выявили, что клиенты куда более доверяют любительским видеороликам с отзывами покупателей товаров и услуг, чем официальному контенту, выложенному на сайте компании. Сегодня успешные маркетологи ищут совета и помощи у сообщества пользователей.
Мы не можем делать все самостоятельно, поэтому просить о помощи - это не просто нормально, но и необходимо. Важно обращаться за помощью не только к подчиненным, а и к более опытным профессионалам в тех случаях, когда вы не в состоянии справиться сами. Не тратьте свой самый главный ресурс - время - на решение задач, которые не находятся в вашей компетенции. Не нужно быть мастером на все руки и изучать все сферы деятельности, смежные с вашей работой. Не вникайте в то, что вам пригодится еще не скоро - обратитесь к экспертам и сэкономьте время, оно куда дороже денег, которые вы потратите на их помощь.
Помогают нам и друзья, и близкие. Проверено, что люди, неспособные сосредоточиться на задаче, выполняют ее куда лучше, если в одном с ними помещении находится еще один человек. При этом не обязательно контролировать процесс или демонстрировать поддержку - достаточно просто быть рядом. Поэтому, если надо что-то быстро сделать, пригласите друга посидеть с вами - это беспроигрышный способ.
Долой перфекционизм!
Странно, что люди, стремящиеся все делать совершенно, менее продуктивны в работе, чем средние трудяги. Почему это происходит?
- Перфекционисты тратят слишком много времени на задание, пытаясь выполнить его максимально хорошо, переделывают и доделывают уже готовую работу, доводя ее до блеска. Конечно, их работа более качественна, но лучше развивать в себе не дотошность в мелочах, а умение делать все быстро и хорошо с первого раза.
- Они выжидают нужного момента, но когда идеальное по их мнению время наступает, оказывается, что уже поздно. Перфекционисты дожидаются полного отсутствия риска в их мероприятии, но умение правильно рисковать является одним из аспектов успешности. Правильный момент - прямо сейчас, когда востребовано выполнение именно этой задачи. Завтра может быть уже поздно.
- Перфекционисты слишком много времени уделяют деталям, поэтому часто не могу охватить всей картины.
Говорят, что стремление к идеальному - враг хорошего, и это правда. Достаточно делать свою работу так, чтобы быть удовлетворенным результатом, и не пытаться стать богом в своей сфере. Кто знает, может именно так вы и достигнете вершин, на которые даже не надеялись.
Не увязните в рутине - доверьте дело автоматам
В любой работе есть часто повторяющиеся задания, которые отнимают очень много времени, при их регулярном выполнении вы теряете часть своей продуктивности. Чтобы избежать этого, найдите способ максимально автоматизировать одинаковые задачи при помощи специальных программ и приспособлений. Возможно, на первом этапе понадобится потратить время и деньги на приобретение новаций и их настройку, но все это быстро окупится, когда вы будете ежедневно экономить час или два, передавая свою работу механизмам.
Сегодня предприниматель готов делать вручную рутинные повторяющиеся задания, но как он будет справляться, когда обороты увеличатся в десятки раз? Вместо того, чтобы расширять свои возможности, он застрянет на выполнении мелких задач и не сможет двигаться дальше. Если для минимизации затрат усилий и времени нужно купить софт, инструменты или станки - купите их.
Если не знаете, что делать - обратитесь к профессионалу, и он подскажет вам решение. Помните, что ваш главный ресурс - время, а деньги вы всегда сможете заработать.
Нет - предположениям, да - фактам
При составлении алгоритма исполнения любого задания все свои решения необходимо подкреплять данными. Пробы и ошибки пусть остаются тем, кто не ценит свое время. Существует огромное количество информации в сфере вашей деятельности, которую необходимо изучить перед началом работы. Зачем заново изобретать велосипед?
Основываясь на опыте тех, кто уже прошел этот путь, вы потратите намного меньше времени, чем если будете работать наобум, тыкаясь в десятки вариантов выполнения одного задания. Какой из этих вариантов верен, вы должны выяснить заранее, изучив исследования и мнения экспертов в данном вопросе.
И еще. Все, что вы делаете, нужно переводить в данные, чтобы при необходимости с легкостью повторить собственный путь.
Побудьте в одиночестве и расслабьтесь
Слишком глубокое погружение в работу психологически выматывает человека. Иногда полезно отложить свое занятие и немного пройтись в одиночестве.
Ученые из Гарварда проводили исследование, чтобы определить пользу одиночества. Оказывается, если человек во время каких-то событий знает, что переживает их один, он лучше и точнее запоминает все произошедшее с ним.
Небольшие «порции» одиночества развивают сочувствие, а молодым людям они необходимы, чтобы уделять время учебе и интересным увлечениям. Любому нужно время для себя, но и слишком много одиночества вредно для здоровья.
Часы и минуты, не заполненные бесконечной беготней, а отданные расслабленному созерцанию мира, крайне необходимы для нашего гармоничного развития. Именно в такие моменты решения приходят сами собой. Чтобы знать, как повысить личную эффективность , не нужно быть гением - достаточно остановится, успокоиться и заглянуть в себя.
Будучи рабами собственной работы, вы не сможете стать успешными - утомительный многочасовой труд заберет ту энергию, которую вы должны потратить на самопознание, вдумчивое изучение законов окружающей действительности и поиск лучшего и кратчайшего пути к счастью и успеху.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Суперпродуктивные люди ничем не отличаются от всех остальных. Кроме того, что они ценят свое время и знают, как его использовать. Порой банальные и простые вещи могут помочь сэкономить уйму ресурсов и значительно повысить эффективность работы. Тревис Бредберри собрал для издания Inc 11 вещей, которые продуктивные люди делают не совсем так, как все остальные.
Когда дело касается продуктивности, мы все сталкиваемся с одной и той же проблемой – в сутках только 24 часа.
Однако, иногда складывается ощущение, что у некоторых людей времени в два раза больше: у них есть какая-то сверхъестественная способность все успевать. Даже если они ведут несколько проектов, они достигают поставленных целей и избегают провалов.
«Время – это единственный капитал, который есть у человека, и единственная вещь, которую он не может позволить себе потерять», - Томас Эдисон.
Мы все хотим получить от жизни большего. Вряд ли есть более правильный путь добиться этой цели, нежели найти способ грамотно распоряжаться отведенным временем.
Когда вы покидаете офис после действительно продуктивного дня, это дарит очень приятные ощущения. Так называемая «рабочая эйфория».
При правильном подходе, вы можете добиться этого состояния каждый день.
Для этого не надо работать дольше, или активнее себя стимулировать. Нужно просто работать умнее.
Суперпродуктивные люди это знают. Они полагаются на хаки продуктивности, которые делают их в разы эффективнее. Они выдавливают каждую секунду из каждого часа, не тратя времени на лишнее.
Самое прекрасное в этих хаках то, что их легко использовать. Настолько, что вы можете начать это делать уже сегодня.
Почитайте, воспользуйтесь, и вы увидите как вырастет ваша продуктивность.
1. Не приступайте к вещам дважды
Продуктивные люди никогда не откладывают на потом, потому что приступать к задаче дважды – это большая трата времени. Не откладывайте письмо или телефонный звонок. Как только что-то попадает в зону вашего внимания, либо сделайте это, либо делегируйте, либо удаляйте.
2. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса
Продуктивные люди каждый день заканчивают подготовкой к следующему. Эта практика решает две проблемы: помогает структурировать то, что вы сделали сегодня, и убедиться в своей продуктивности завтра. Занимает всего пару минут, но это отличный способ завершить рабочий день.
«Каждая минута, потраченная на планирование, стоит часа работы», - Бенджамин Франклин.
3. Ешьте лягушку
«Есть лягушку» - американский фразеологизм, который означает «делать что-то глубоко неприятное». «Есть лягушку» - лучшее лекарство от прокрастинации и суперпродуктивные люди начинают с этого свое каждое утро. Другими словами, они делают самые неприятные и неинтересные задачи прежде всех остальных. После этого они приступают к тем вещам, которые их действительно вдохновляют.
4. Боритесь с «тиранией срочного»
«Тирания срочного» – это когда мелкие задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас, отнимают время у того, что на самом деле важно. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект.
Если вы поддадитесь «тирании срочного», можете обнаружить, что целыми днями, а иногда неделями не занимаетесь важными задачами. Продуктивные люди умеют вовремя заметить, когда «горящие» дела начинают убивать продуктивность и предпочитают их игнорировать или делегировать.
5. Соблюдайте расписание встреч
Встречи – наибольшие убийцы времени. Суперпродуктивные люди знают, что встреча может длиться вечно, если не задать ей строгие часовые рамки, поэтому они с самого начала информируют участников о расписании. Ограничение по времени не позволяет расслабитья и делает всех более эффективными и сконцентрированными.
6. Говорите «нет»
«Нет» - это мощное слово, которое суперпродуктивные люди не боятся использовать. Когда надо сказать «нет», они не используют фразы вроде «Не думаю, что смогу», «Я не уверен» и тому подобное. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти.
Исследование, которое проводилось в Калифорнийском университете Сан-Франциско показало, что чем сложнее вам говорить «нет», тем больше вероятность того, что вы будете испытывать стресс, перегорание на работе и даже депрессию. Научитесь использовать это слово, и у вас улучшится и настроение, и продуктивность.
7. Проверяйте email только в специально отведенное время
Суперпродуктивные люди не позволяют электронным письмам постоянно их отвлекать. Мало того, что они проверяют почту только в определенное время, они используют возможности, которые позволяют сортировать письма по отправляющему. Они настраивают уведомления на письма от самых главных вендоров или пользователей, а остальные откладывают до определенного момента. Некоторые люди даже ставят автоответчик, в котором написано, когда они в следующий раз будут проверять почту.
8. Не делайте несколько вещей одновременно
Суперпродуктивные люди знают, что мультитаскинг – убийца продуктивности. Исследования, проведенные в Стенфорде, подтвердили, что мультитаскинг менее эффективен, нежели работа над одним заданием в один момент времени. Исследователи выяснили, что люди, которых постоянно бомбардируют электронной информацией, не способны концентрироваться, обрабатывать данные или переключаться с одной работы на другую настолько же хорошо, как выполнять одно конкретное задание.
Но что, если есть люди со врожденными способностями к мультитаскингу? Ученые из Стенфорда сравнили группы людей на основании их предрасположенности к мультитаскингу и вере в то, что он хорошо сказывается на их продуктивности. Они обнаружили, что жесткие мультитаскеры – те, кто делает множество дел одновременно и чувствует, что это улучшает результаты их работы – оказались хуже на этом поприще, нежели те, кто предпочитает делать что-то одно. Постоянные мультитаскеры показали худшие результаты, потому что имели проблемы с организацией собственных мыслей и фильтрованием ненужной информации. Они медленнее переключались с одной задачи на другую. Упс.
Мультитаскинг уменьшает вашу эффективность, поскольку ваш мозг способен фокусироваться на чем-то одном в определенный момент времени. Когда вы пытаетесь делать два дела одновременно, мозгу не хватает мощности, чтобы выполнить оба задания успешно.
9. Выпадайте из социума
Не бойтесь выпадать из социума, когда нужно. Дайте одному человеку, которому доверяете, номер телефона, чтобы он звонил по нему в экстренных случаях. Пусть это станет вашим фильтром. Все должно проходить через этого человека, и, если он не сочтет это дело критически важным, пусть оно подождет. Такая стратегия – пуленепробиваемый способ закончить высокоприоритетные проекты.
«Одни достигают недельных целей за год, а другие – годовых за неделю», - Чарльз Ричардс.
10. Делегируйте
Суперпродуктивные люди принимают тот факт, что они – не единственные умные и талантливые люди в организации. Они доверяют людям часть своей работы, чтобы сконцентрироваться на основной деятельности.
11. Заставьте технологии работать на вас
Технологии могут оказывать разрушительный эффект, однако могут и помочь сконцентрироваться. Суперпродуктивные люди заставляют технологии работать на себя. Кроме настройки фильтров в email, которые сортируют и расставляют приоритеты в почте, они используют приложения вроде IFTTT, которые настраивают связи между другими приложениями и уведомления о действительно важных вещах. Так что если ваши акции достигнут пика или вам придет письмо от лучшего покупателя – вы будете в курсе.
ППП — Поведенческие Примеры Прошлого
Эффективность работы подчинённых можно повысить, если на этапе подбора персонала выбирать подходящих кандидатов. Поведенческие Примеры Прошлого — это замечательный инструмент проверки компетентности и честности кандидата. Для того, чтобы им пользоваться, нужно составить список вопросов на интересующие вас темы (опыт принятия сложных решений, проявления лидерства, подбор персонала, опыт формирования команды, переговоров и т.д.), а затем, задавая вопросы на собеседовании, внимательно наблюдать за тем, как кандидат формулирует свои ответы.
В большинстве случаев, когда кандидат приводит настоящий пример, он описывает все четыре составляющих ППП: Ситуацию, Цель, Действия и Результат. Когда он лукавит, то он пропускает какой-то из этих четырёх составляющих. Например, на вопрос: "Расскажите, как Вы решали конфликты, возникающие в Вашей команде?" , кандидат отвечает: "У меня был скрытый лидер в команде, и он мне мешал. Мне нужно было его поставить на место, и я этого добился — через месяц он уволился" .
Мы видим, что кандидат не точно описывает ситуацию, т.к. не объясняет, чем конкретно мешал ему скрытый лидер. Он не чётко описывает Цель. И совершенно пропускает момент Действий. Скорее всего, кандидат лукавит. Мы можем проверить это, задавая ему уточняющие вопросы по составляющим, выпавшим из его рассказа: "А чем конкретно Вам мешал этот лидер?" , "Что Вы хотели добиться от него?", "Расскажите подробнее, что Вы для этого сделали?" Если, отвечая на дополнительные вопросы, кандидат начинает уходить от темы, или говорит общими фразами, скорее всего он лукавит. Если же он отвечает чётко, то, скорее всего, он обладает профессиональным опытом в данном вопросе.
Возвращайте ответственность подчинённому
Если подчинённый не выполнил задачу, спросите его "Зачем?" он её не выполнил, а не "Почему?" Учитывая тот факт, что мало кто готов брать на себя ответственность за плохо выполненную работу, то задавая вопрос подчинённому: "Почему ты не выполнил?" , вы сами побуждаете его начать искать себе оправдания. Когда вы задаёте вопрос "Зачем ты не выполнил?" , вы побуждаете подчинённого брать на себя ответственность, и в следующий раз он крепко подумает, прежде чем выполнять работу безалаберно.
"Переводите на русский" возражения подчинённых
" Перевести на русский" — это значит понять причину возникшего возражения и вернуть подчинённому ответственность за выполнение задачи. Например: "Эту задачу не реально выполнить в срок!" "То есть ты не знаешь, как организовать своё рабочее время так, чтобы успеть её сделать?" Или "Я не могу это выполнить т.к. цели завышены!" "Ты хочешь сказать, что не знаешь, как достичь этих целей?" Или "Я не смог выполнить цели т.к. у меня слабая команда". "То есть ты хочешь сказать, что ты не умеешь управлять своей командой ?"
При большом количестве возражений между руководителем и командой может возникнуть спор или конфликтная ситуация. Чтобы не допускать споров вы можете смягчать возражения. Для этого можно присоединиться к возражению: "Я не смог выполнить план т.к. у торговых точек дебиторская задолженность!" "Именно поэтому тебе и надо собирать с них дебиторскую задолженность заранее!" Или можно выделить единичный факт: "Эта слишком сложная задача для меня!" "Действительно, у тебя есть разные по сложности задачи". А после смягчения уже можно приступать к "переводу на русский".
Управляйте поведением сотрудников
Сотрудники формируют своё поведение на основании своей картины мира и часто не знают, что такое "работать хорошо" в представлении руководителя. Такое непонимание, в конце концов, вызывает недовольство со стороны начальства, а затем и демотивацию со стороны подчинённых. Самый простой способ добиться, чтобы подчинённые вели себя так, как нужно вам — это обратная связь.
На встрече с сотрудником опишите ожидаемое от него поведение и сравните с тем, как он обычно себя ведёт. Затем договоритесь с ним о том, как он изменит своё поведение после вашей беседы.
Нынешнее поведение сотрудника нужно показать на конкретных примерах, иначе он воспримет вашу обратную связь как необоснованное обвинение. Например: "За последнюю неделю ты опоздал уже 3 раза. Это не допустимое поведение в нашей команде. Я жду от тебя пунктуальности как в своевременном появлении на работе, так и при выполнении текущих задач. Сможешь ли ты мне это гарантировать?"
Проверяйте готовность подчинённого выполнить задачу
Когда вы поставили задачу сотруднику, попросите его описать, как и за счёт чего он достигнет этой задачи. Это поможет вам понять его компетентность и проверить, понимает ли он, что ему делать. Используйте этот инструмент при работе с "новичками", которые ещё плохо знают свою работу.
Научите подчинённых отчитываться
Контроль — важная часть управления, на которую может уходить от 30 до 80% рабочего времени руководителя. Обычно руководитель ставит задачу, а затем сам проводит контроль по процессу или результату. То есть он сам фиксирует, кому и какая задача поставлена, и когда её нужно проконтролировать. Хорошо ещё, если в вашей команде у всех подчинённых одинаковые задачи. А что делать, когда у вас несколько подчинённых и у каждого из них своё направление работы с разным функционалом и разными задачами?
Вы можете облегчить себе процесс контроля, если приучите подчинённых самостоятельно отчитываться перед вами. Для этого совместно с подчинёнными определите, в какой форме и по каким критериям они будут отчитываться. Важно, чтобы подчинённый понимал — когда ему ставят задачу, он самостоятельно назначает промежуточные и финальные точки контроля и согласовывает это с вами. Затем сам отслеживает выполнение задачи и сам же отчитывается.
Во-первых, такой подход позволяет вам быть в курсе событий. Во-вторых, позволяет добиться от своих сотрудников большей ответственности.
Переходите на личности
Когда вы хвалите подчинённого за что-то, можно усилить эффект от такой обратной связи. Для этого нужно дать обратную связь по принципу — сначала его позитивное личное качество, а потом поведенческий пример, подтверждающий это качество. Если ваш сотрудник всегда выполняет вовремя все задачи, о каком его личном качестве это может говорить? Например, об ответственности или об исполнительности.
Обратная связь в этом случае будет звучать так: "Виталий, ты очень ответственный человек. На протяжении последнего полугодия ты выполняешь все задачи вовремя. Даже сложную задачу по запуску проекта ты выполнил одним из первых. Если ты сохранишь, такой высокий уровень ответственности и в следующем полугодии, ты сможешь претендовать на повышение (или получишь дополнительные два дня к отпуску и т.д.)"
Важно! Ни в коем случае не переходите на личности, когда даёте негативную обратную связь. При негативной обратной связи нужен совсем другой подход.
Желаем роста Вашему делу!
Загрузка...
